- Los problemas de flujo de caja pueden durar pocos días o convertirse en un problema de mayor plazo. Usualmente son difíciles de pronosticar y, en consecuencia, se debe estar preparado para actuar de forma rápida y decisiva para atacarlos.
- Las empresas no necesariamente quiebran por tener pérdidas pero si pueden desaparecer por no poder afrontar sus pagos corrientes.
- Esto es más delicado por la particular situación del sector financiero en Venezuela, caracterizado por la dificultad que afrontan las empresas para obtener préstamos en el corto plazo, así como el alto costo de este tipo de financiamiento.
- Sin embargo, existen algunos pasos que pueden ser útiles al diseñar una estrategia de manejo del flujo de caja.
1) Posponga el desarrollo de nuevos productos.
- Considere congelar las inversiones en ideas novedosas que pueden tener un alto grado de riesgo. En cambio, concentre sus esfuerzos en los productos o servicios que actualmente ofrece.
- Explore nuevos mercados para los productos existentes o adáptelos de forma tal que satisfagan de mejor forma las necesidades de los clientes.
2) Manténgase atento al inventario.
- El adecuado manejo de los inventarios es crucial en el nivel de efectivo de la empresa. Una práctica favorable es revisar los movimientos del inventario con bastante frecuencia.
- En particular se deben eliminar aquellos productos que tienen poco movimiento o que representan muy poco margen de utilidad.
- Así se minimizan los costos de mantener inventarios como son los seguros, costo de oportunidad, obsolescencia, espacio, etc. Ofrezca ofertas para este tipo de productos (pagaderas en efectivo). Para aquellos productos con una alta rotación deben negociarse descuentos por volumen con los proveedores.
3) Optimice el manejo de las cuentas por cobrar.
- Buena parte del trabajo efectivo en el manejo de las cuentas por cobrar se debe hacer antes de que éstas se generen.
- El punto de partida básico radica en la adecuada fijación de las condiciones de crédito que se establecen para los clientes.
- En muchos casos, ante la necesidad de realizar ventas, se otorgan facilidades de pago a los clientes que ven más allá de lo apropiado, creando así un potencial problema de incobrabilidad que podría generar pérdidas a la empresa. Por ejemplo, si tenemos un margen de utilidad de 20%, una cuenta incobrable de 2 millones genera la pérdida del beneficio de unas ventas de 10 millones.
- Es claro entonces que fijar unos estándares de crédito realistas que sean aplicados de forma consistente y analizar debidamente la capacidad de crédito de los clientes es una tarea fundamental en el manejo de las cuentas por cobrar.
- En cuanto a la actividad de cobranzas, debemos recordar que mientras mayor es el vencimiento de las acreencias, mas difícil es cobrarlas. Por esta razón, la cobranza debe ser realizada de forma constante y actuar tan rápido como sea posible. Si existe alguna disputa con el cliente que esté obstaculizando la cobranza, encuentre rápidamente la razón y origen y resuélvala de forma inmediata.
- Aunque parezca solo un trámite administrativo, cuidar la emisión de los documentos que respaldan el crédito (factura comercial o letras de cambio) de tal forma que tengan validez legal, representa un aspecto primordial a la hora de tener que tomar medidas extremas en la cobranza.
4) Controle las salidas de efectivo.
- Identifique y elimine los gastos no necesarios o superfluos, trate de aprovechar las ventajas de crédito que puedan ofrecer los proveedores y trate de sincronizar los pagos con los cobros, utilice los instrumentos financieros que ofrece la banca para hacer rendir lo máximo posible el efectivo en bancos, utilice la figura del arrendamiento de equipos en lugar de comprarlos, revise cuidadosamente los pagos realizados por concepto de comisiones, reembolso de gastos y viáticos.
- Mantenga un control exhaustivo de las compras de materiales antes de realizar los pagos correspondientes.
- En especial esté atento a: (1) el producto fue recibido en perfecto estado, (2) la factura está elaborada en forma correcta (cantidad, precio, etc.), (3) se han reflejado los descuentos pertinentes y (4) el impuesto es aplicable y se ha calculado adecuadamente.
5) Planifique.
- Elabore un presupuesto de efectivo en el cual se proyecten los futuros ingresos y desembolsos de efectivo de la empresa.
- Dado que con esta información se puede conocer qué cantidad de efectivo es probable que tenga la empresa, cuando y durante cuánto tiempo, el presupuesto sirve como base para la planeación y control del efectivo.
- El cálculo del “saldo óptimo de caja” debe tomar en consideración un monto para cubrir las operaciones corrientes, un monto para posibles imprevistos y un monto representado por un porcentaje del total de deuda a corto plazo.
- Mientras más pronto sean detectados los potenciales problemas de flujo de caja, mas pronto se puede empezar a trabajar en resolverlos.
- Tomar una actitud previsiva en lugar de reactiva ayudará a que la empresa lleve adelante sus actividades sin tener la presión de no contar con los recursos líquidos necesarios. Todos los pasos que se puedan tomar, por ásperos que puedan parecer, beneficiarán a larga a la empresa y sus empleados.
